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学生档案管理须知

作者: 时间:2013-03-28 点击数:

 

一、档案的保密及查阅制度

1.无关人员不得擅自进入档案室。

2.学生不得查阅个人档案,档案管理人员也不得向学生本人泄露档案内容。

3.查阅学生档案人员须是分管学生工作的负责人或由单位开出证明指派的专人。查阅时须经处领导审签后方可查阅。档案管理人员要做好登记工作。

4.查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、图划、污损和泄露学生档案材料,也不得翻阅无关内容的学生档案材料。

5.查阅档案时,不准吸烟,以确保档案安全。摘抄、复制学生档案材料,应办理登记手续并负责妥善保管,不得给无关人员查阅。

6.学生档案进入档案室后,原则上不外借,如遇特殊情况,需单位开具证明并由处分管领导签字方可借阅。

7.借阅学生档案时,借阅学生档案的单位和经办人员须保证档案的绝对保密和安全。同时,不得转借,不准交无关人员和学生本人翻阅,用毕应及时归还,借阅时间不得超过一周。

8.借出档案要做好登记工作,以使掌握案卷借出情况,借出的档案要用档案代理卡补充空位,归还档案应及时放还原位。

9.对于违反借、查阅制度人员,应视情节轻重,上报主管单位或分管领导予以批评教育,给予纪律处分直至追究法律责任。

二、毕业生档案及遗留档案的处理

1学生毕业前由辅导员、班主任按招生与就业处的要求将毕业生的相关档案资料装入档案,以班级为单位造册后统一将本班档案交招生与就业处。

2.当年毕业生档案由招生与就业处统一交贵阳市人才交流中心托管。

3.毕业前未落实就业单位的贵阳市以外户籍的学生经本人书面申请,学院可将档案寄回原生源所在地教育局。

4.学生中途退学,须按学校规定时间办理离校手续,其个人档案由学院密封后本人自带。对超过规定时间(2年)并滞留学院的档案,按托管部门规定托管费由本人交纳。

5.本办法由学院招生与就业处负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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